Izin dan koreksi absen

Untuk:EmployeeManagerHR Admin

Mengajukan izin terlambat, izin pulang cepat, dan lembur, serta koreksi absen untuk hari yang sudah lewat.

Ada dua jenis pengajuan yang berkaitan dengan absen:

• Izin waktu (time permission): izin datang terlambat, izin pulang cepat, atau lembur. Diajukan sebelum atau pada hari itu (lembur boleh sesudahnya).
• Koreksi absen (attendance correction): memperbaiki jam masuk atau pulang untuk hari yang sudah lewat, misalnya karena lupa absen.

Keduanya diputuskan oleh atasan Anda. Hasilnya tampil di halaman My time permissions and corrections.

#Mengajukan izin terlambat atau pulang cepat

1. Buka My attendance, lalu tekan New time permission request.
2. Pilih Time permission type:
   • Late arrival untuk datang terlambat. Isi Check-in time, yaitu jam Anda akan datang.
   • Early leave untuk pulang lebih awal. Isi Check-out time, yaitu jam Anda akan pulang.
3. Pilih Date.
4. Isi Reason, minimal 10 karakter.
5. Tekan Submit request.

Jika ada isian yang melanggar aturan, pesan kesalahan tampil di atas form dan di bawah isiannya. Contohnya, izin terlambat lebih dari 2 jam ditolak dengan saran untuk mengajukan cuti.

Setelah terkirim, Anda dibawa ke My time permissions and corrections. Izin baru berstatus Pending.

#Mengajukan lembur

1. Di New time permission request, pilih Overtime.
2. Pilih Date, lalu isi Start time dan End time lembur.
3. Isi Work done dengan pekerjaan yang dilakukan, minimal 10 karakter.
4. Tekan Submit request.

Keterangan di bawah pilihan jenis merangkum batas lembur.

#Mengajukan koreksi absen

1. Buka My attendance.
2. Tekan tanggal yang sudah lewat di kalender, lalu tekan Request correction di detail hari.
3. Dialog Request correction menampilkan tanggal, status, dan jam yang tercatat. Isi jam yang benar di Check-in time dan/atau Check-out time. Jam yang dikosongkan tidak diubah.
4. Isi Reason, minimal 10 karakter.
5. Tekan Submit request. Muncul pesan Correction request sent to your manager.

Koreksi tampil di bagian Attendance corrections pada My time permissions and corrections. Kolom Current berisi jam yang tercatat sekarang, dan Requested berisi jam yang Anda ajukan.

Setelah disetujui, jam di kalender My attendance langsung berubah dan tanggal itu ditandai Correction approved.

#Memantau dan membatalkan pengajuan

Buka My attendance, lalu tekan My time permissions and corrections. Halaman ini berisi dua tabel, Time permissions dan Attendance corrections, masing-masing dengan status:

Untuk membatalkan, tekan Cancel di baris pengajuan. Pengajuan langsung dibatalkan tanpa dialog konfirmasi.

#Aturan

Siapa yang memutuskan

• Izin dan koreksi dikirim ke atasan utama Anda dan approver tambahan (jika ada). Persetujuan salah satu dari mereka cukup. Tidak ada tahap HR seperti pada cuti. Lihat Persetujuan dan Banyak atasan.
• Admin HR bisa memutuskan semua izin dan koreksi yang masih Pending dari Antrian HR, sebagai pengganti atasan.
• Atasan garis putus-putus (dotted-line) hanya mendapat tembusan dan tidak bisa memutuskan.

Izin terlambat dan pulang cepat

• Hanya untuk hari kerja, paling banyak 2 jam dari jam masuk atau jam pulang di jadwal. Untuk lebih lama, ajukan cuti.
• Jam izin terlambat harus setelah jam masuk di jadwal. Jam izin pulang cepat harus sebelum jam pulang di jadwal.
• Boleh diajukan untuk hari-hari ke depan, dan paling lambat pukul 23:59 pada hari itu.
• Satu izin per jenis per tanggal. Tanggal yang sudah punya pengajuan cuti Pending, Pending HR, atau Approved (termasuk setengah hari) tidak bisa diberi izin apa pun, termasuk lembur.

Lembur

• Di hari kerja, lembur mulai paling cepat pada jam pulang di jadwal dan paling lama 4 jam.
• Di hari Minggu dan hari libur, paling lama 8 jam.
• Total lembur di hari kerja paling banyak 18 jam per minggu (Senin–Minggu).
• Diajukan paling lambat 1 hari kerja setelah tanggal lembur.
• Jam lembur yang dihitung hanya bagian yang tumpang tindih dengan jam masuk dan pulang Anda yang tercatat. Kurang dari 30 menit tidak dihitung, dan tanpa absen pulang lembur dihitung nol.

Koreksi absen

• Hanya untuk tanggal yang sudah lewat, paling jauh 3 hari kerja ke belakang, dan tidak sebelum tanggal mulai pencatatan absensi.
• Hari tanpa absen masuk wajib diberi jam masuk. Jam pulang harus setelah jam masuk.
• Tidak bisa untuk tanggal yang sudah punya cuti sehari penuh yang disetujui, atau hari ketika Anda dikecualikan dari absensi. Hubungi Admin HR untuk kasus ini.
• Jika absen hari itu berubah setelah koreksi diajukan, koreksi tidak bisa disetujui dan tetap Pending. Batalkan, lalu ajukan ulang.
• Izin dan koreksi yang masih Pending bisa dibatalkan pemiliknya. Izin yang sudah Approved masih bisa dibatalkan sampai sehari sebelum tanggalnya.