Pengaturan HR

Untuk:HR Admin

Mengelola departemen dan posisi, pengaturan payroll dan tarif BPJS, jenis cuti, hari libur, serta membaca audit log.

Menu Settings di app admin berisi data acuan yang dipakai seluruh aplikasi. Sub-menu tampil sebagai tab di bagian atas halaman.

Pay components, Payroll settings, dan BPJS rates hanya tampil untuk Admin HR yang memegang Payroll access.

#Departemen dan posisi

1. Buka Settings, tab Departments and positions.
2. Untuk menambah departemen, isi New department name, lalu tekan Add di kartu Department. Posisi ditambah dengan cara yang sama lewat New position name di kartu Position.
3. Tekan Rename untuk mengganti nama, atau Deactivate untuk menonaktifkan.

Catatan Departemen atau posisi yang nonaktif tidak bisa dipilih untuk karyawan baru, tetapi karyawan yang sudah ada tetap memakainya. Kolom Active employees menunjukkan jumlah karyawan aktif di setiap baris.

#Pengaturan payroll

Tab Payroll settings menyalakan atau mematikan modul yang membaca absensi dan menghitung otomatis:

• Attendance cut-off day: 0 berarti payroll membaca absensi satu bulan kalender. 20 berarti tanggal 21 bulan lalu sampai tanggal 20.
• Overtime pay: mati, tarif tetap per jam, atau 1/173 upah sebulan sesuai PP 35/2021.
• Absence deduction: potongan gaji pokok per hari kerja yang tidak hadir.
• Proration for joining or leaving mid-month: gaji prorata untuk karyawan yang masuk atau keluar di tengah bulan.
• BPJS contributions: memotong iuran bagian karyawan dan mencatat bagian perusahaan.
• PPh 21 dan PPh 21 method: tarif efektif (TER) setiap bulan dan Pasal 17 di Desember atau bulan keluar, dipotong dari gaji (Gross), ditanggung perusahaan (Net), atau dengan tunjangan pajak (Gross-up).
• THR: mengusulkan THR di bulan yang ditetapkan di THR schedule di bawahnya.

Pilih Applies from, ubah pilihan, lalu tekan Save settings. Riwayatnya tampil di History.

#Tarif BPJS

Tab BPJS rates menyimpan tarif setiap program (JHT, JP, JKK, JKM, BPJS Kesehatan) dengan tanggal berlaku. Untuk tarif baru, pilih Program, isi Applies from, Employer (%), Employee (%), dan bila ada Wage cap atau Wage floor, lalu tekan Save rate.

Penting Periksa tarif terhadap peraturan terbaru sebelum memfinalkan payroll. Tarif JKK bergantung pada kelas risiko perusahaan.

#Jenis cuti

1. Buka tab Leave types. Daftar menampilkan durasi dan aturan setiap jenis cuti.

   

2. Tekan Edit pada jenis cuti yang ingin diubah.

3. Ubah isian yang perlu:

   • Default duration (days): lama cuti. Kosongkan jika mengikuti surat dokter atau persetujuan.
   • Attachment required from (days): lampiran wajib mulai pengajuan sekian hari. Kosongkan jika tidak wajib.
   • Notice required (workdays): berapa hari kerja sebelumnya cuti harus diajukan.
   • Late filing allowed (workdays): berapa hari kerja sesudahnya cuti masih boleh diajukan.
   • Minimum tenure (months): masa kerja minimal.
   • Active dan Allow half day.

4. Tekan Save.

Catatan Durasi bawaan mengikuti undang-undang. Cocokkan dengan peraturan perusahaan atau PKB sebelum dipakai. Jenis cuti baru tidak bisa ditambah dari aplikasi.

#Hari libur

1. Buka tab Holidays. Daftar menampilkan libur tahun berjalan. Pindah tahun dengan tautan tahun di kanan atas daftar.

2. Di kartu Add holiday, isi Date dan Holiday name, lalu pilih Type: National holiday, Collective leave (cuti bersama), atau Company holiday.

3. Tekan Add.

   

4. Libur baru tampil di daftar dengan sumber Manual. Tekan Edit untuk mengubah, atau Delete lalu konfirmasi untuk menghapus.

Kartu Import national holidays mengambil libur nasional dan cuti bersama satu tahun dari feed publik. Pilih Year, lalu tekan Import. Hasilnya bersumber Imported.

#Audit log

Tab Audit log mencatat setiap perubahan data: siapa, kapan, dari alamat IP mana, data apa, dan nilai yang berubah. Saring dengan Entity type dan Date range, lalu tekan Apply.

#Halaman khusus Admin HR

Karyawan tanpa peran HR Admin yang membuka alamat app admin melihat halaman This area is for HR Admin. Data cuti, absensi, persetujuan, dan profilnya tetap ada di app staff.

#Aturan

• Libur nasional dan cuti bersama mengikuti SKB 3 Menteri. Semua jenis libur tidak dihitung sebagai hari kerja, jadi tidak masuk durasi cuti dan bukan hari wajib absen.
• Cuti bersama tidak memotong saldo cuti tahunan.
• Saat libur ditambah, diubah, dihapus, atau diimpor, pengajuan cuti yang belum dimulai pada tanggal itu dihitung ulang otomatis. Pengajuan yang semua tanggalnya menjadi libur dibatalkan sistem dengan alasan All dates became holidays.
• Satu tanggal hanya bisa punya satu libur. Tanggal yang sudah terdaftar ditolak dengan pesan This date is already registered as <nama>.
• Impor libur tidak mengubah tanggal yang sudah dimasukkan, diubah, atau dihapus Admin HR. Tanggal yang masih tentatif dilewati sampai pemerintah menetapkannya. Mengimpor tahun yang sama dua kali tidak mengubah apa pun.
• Pengaturan payroll berlaku mulai tanggal 1 bulan yang dipilih, untuk payroll yang dibuat atau di-refresh setelah disimpan. Payroll yang sudah final tetap memakai pengaturan lamanya.
• Payroll memakai tarif BPJS yang berlaku pada hari terakhir bulan payroll.
• Perubahan departemen, posisi, jenis cuti, hari libur, komponen gaji, dan jadwal kerja tercatat di Audit log.