Panduan DCC HRIS
Cara memakai DCC HRIS untuk karyawan, atasan, dan Admin HR, serta catatan teknis untuk tim internal.
DCC HRIS adalah sistem HR untuk absensi, cuti, izin, persetujuan, data karyawan, payroll, dan rekap. Sistem ini terdiri dari dua aplikasi web yang memakai akun yang sama.
| Aplikasi | Dipakai oleh | Alamat di server dev |
|---|---|---|
| App staff | Semua karyawan, termasuk atasan dan Admin HR | dev.dcc-system.com |
| App admin (backoffice) | Admin HR | admin.dev.dcc-system.com |
Tampilan aplikasi memakai bahasa Inggris. Panduan ini menulis nama menu dan tombol persis seperti di layar, misalnya My leave atau Sign in, supaya mudah dicocokkan.
Peran pengguna
| Peran | Yang bisa dilakukan |
|---|---|
| Employee (karyawan) | Absen masuk dan pulang, mengajukan cuti, izin, dan koreksi absen, melihat slip gaji, dokumen, dan bagan organisasi. |
| Manager (atasan) | Semua yang bisa dilakukan karyawan, ditambah menyetujui pengajuan bawahan, melihat tim, dan rekap tim. |
| HR Admin | Semua yang bisa dilakukan atasan, ditambah membuka app admin untuk mengelola karyawan, antrian HR, payroll, rekap seluruh karyawan, dan pengaturan. |
Satu orang bisa memegang lebih dari satu peran. Badge peran tampil di header setelah masuk.
Cara membaca panduan ini
Pilih bagian yang sesuai peran Anda di bawah ini atau di menu samping. Setiap halaman berisi langkah bernomor dan screenshot dari aplikasi. Screenshot diambil dari data contoh, jadi nama dan angka di layar Anda bisa berbeda.
Memulai
Untuk semua pengguna: masuk ke aplikasi, mengenal tampilan, notifikasi, dan pengaturan akun.
Masuk dan keluarMasuk dengan email atau nomor karyawan, mengenal beranda tiap peran, lalu keluar dari aplikasi.Lupa passwordMeminta tautan reset ke email kerja, lalu membuat password baru sendiri tanpa menghubungi Admin HR.NotifikasiMembaca notifikasi dari lonceng, membuka daftar lengkapnya, dan memahami angka yang berubah tanpa memuat ulang halaman.Tema terang dan gelapMemilih tampilan terang, gelap, atau mengikuti pengaturan perangkat, di app staff maupun app admin.
Untuk karyawan
Absensi, cuti, izin, slip gaji, dan data diri di app staff.
AbsensiAbsen masuk, istirahat, dan pulang dari beranda, lalu melihat kalender absensi, detail hari, dan statistik jam kerja.CutiMelihat saldo cuti tahunan, mengajukan cuti penuh atau setengah hari, memantau statusnya, dan membatalkan pengajuan.Izin dan koreksi absenMengajukan izin terlambat, izin pulang cepat, dan lembur, serta koreksi absen untuk hari yang sudah lewat.Aktivitas terbaruMelihat jejak absen, pengajuan, dan keputusan Anda di kartu Recent activity dan halaman Activity.Bagan organisasiMelihat siapa melapor ke siapa, mencari karyawan, membuka dan menutup cabang, serta menyaring per departemen.Profil sayaMelihat data diri, data kepegawaian, riwayat jabatan, dan dokumen Anda, serta memperbarui kontak sendiri.Slip gajiMelihat daftar slip gaji per tahun, membuka rincian slip satu bulan, dan mencetaknya.
Untuk atasan
Memantau tim dan menyetujui pengajuan bawahan di app staff.
Ringkasan tim di berandaMembaca bagian Team overview di beranda, berisi kehadiran tim hari ini, persentase per departemen, siapa yang tidak masuk, dan siapa yang perlu diperhatikan.Menyetujui pengajuan bawahanMenyetujui atau menolak cuti, izin jam kerja, dan koreksi absen bawahan dari halaman Approvals, lalu melihat hasilnya dari sisi karyawan.Tim saya dan rekap timMelihat daftar anggota tim, kalender absensi tiap orang, serta rekap cuti dan absensi tim yang bisa diunduh sebagai Excel.Banyak atasanMemberi karyawan approver tambahan dan atasan garis putus-putus, lalu melihat ke mana pengajuannya pergi dan siapa yang memutuskan.
Untuk Admin HR
Mengelola karyawan, persetujuan tahap HR, payroll, rekap, dan pengaturan di app admin.
Membuka app adminMasuk ke app admin (backoffice), mengenal menu samping, dan membaca kartu di beranda admin.Data karyawanMencari karyawan, menambah karyawan baru dengan password sementara, mengubah data, membaca profil, reset password, dan mengubah peran akun.Impor karyawanMenambah banyak karyawan sekaligus dari berkas CSV atau Excel, lalu mengunduh berkas hasil berisi password sementara.Dokumen karyawanAdmin HR mengunggah dokumen seperti KTP ke profil karyawan, dan karyawan mengunduhnya dari profilnya sendiri.Nonaktifkan karyawanMencatat tanggal keluar karyawan, membaca laporan karyawan keluar, dan mengaktifkan kembali akun yang sudah nonaktif.Pengecualian absensiMembebaskan karyawan dari absen masuk dan pulang mulai tanggal tertentu, misalnya direktur atau karyawan magang tertentu.Antrian HRMenyetujui atau menolak cuti pada tahap kedua setelah atasan, serta pengajuan yang boleh diputuskan Admin HR menggantikan atasan.Saldo cuti karyawanMembaca rincian saldo cuti tahunan karyawan dan menambah atau mengurangi saldo dengan alasan tercatat.PayrollMengatur komponen gaji, membuat payroll bulanan, menambah bonus, memfinalkan, lalu menandai sudah dibayar.Rekap dan ekspor ExcelMembaca rekap cuti, rekap absensi bulanan, dan laporan karyawan keluar untuk seluruh perusahaan, lalu mengunduhnya sebagai Excel.Pengaturan HRMengelola departemen dan posisi, pengaturan payroll dan tarif BPJS, jenis cuti, hari libur, serta membaca audit log.Jadwal kerjaMengatur jadwal kerja perusahaan, membuat template jadwal dengan hari WFO atau WFH, memberikannya ke karyawan, dan menimpa satu hari kerja.Log emailMemeriksa email yang dikirim aplikasi, statusnya, dan mengirim ulang email yang gagal.
Untuk tim internal
Arsitektur, lingkungan, akun contoh, hak akses, rilis, dan cara memperbarui panduan ini.
Arsitektur sistemKomponen DCC HRIS, cara keduanya berbagi satu login, dan letak aturan bisnis.Lingkungan dan akun contohAlamat server dev, lingkungan lokal, dan akun contoh untuk mencoba setiap peran.Peran dan hak aksesDari mana peran pengguna berasal dan data apa yang boleh dilihat setiap peran.Versi dan rilisSatu nomor versi untuk app staff, app admin, dan panduan ini, ditandai dengan tag git dan GitHub Release.Memperbarui panduanCara membuat ulang screenshot dan HTML panduan setelah aplikasi berubah.