Log email
Untuk:HR Admin
Memeriksa email yang dikirim aplikasi, statusnya, dan mengirim ulang email yang gagal.
Setiap email dari aplikasi, misalnya pemberitahuan cuti, akun baru, tautan reset password, atau slip gaji, dicatat di log email. Pakai log ini saat karyawan mengaku tidak menerima email.
Membuka log
- Buka Settings, tab Email log.
- Setiap baris menampilkan subject dan jenis email (misalnya
PAYSLIP_AVAILABLE), penerima, waktu dibuat (Created) dan terkirim (Sent), Last error, serta status dengan jumlah percobaan kirim.
Mencari email
- Pilih Status dan Email type bila perlu.
- Isi Recipient dengan nama atau alamat email penerima.
- Tekan Apply.
Status email
| Status | Arti |
|---|---|
| Pending | Email antre dan akan dikirim. Email yang gagal dikirim juga kembali ke status ini selama masih ada percobaan berikutnya. |
| Sent | Email sudah diterima server email. |
| Failed | Pengiriman gagal 6 kali berturut-turut. Pesan galat terakhir tampil di Last error. |
| Skipped | Email tidak dikirim, karena penerima sudah keluar dari perusahaan, atau server email (SMTP) belum diatur. |
Mengirim ulang email yang gagal
Email berstatus Failed punya tombol Resend di barisnya. Tekan Resend untuk mengantrekannya lagi. Email dikirim pada putaran pengiriman berikutnya, dengan hitungan percobaan mulai dari 0.
Catatan Email gagal biasanya karena server email bermasalah atau alamat penerima salah. Periksa Last error dan perbaiki penyebabnya, misalnya alamat email di data karyawan, sebelum menekan Resend.
Aturan
- Email dikirim di latar belakang beberapa saat setelah aksi di aplikasi. Muat ulang halaman untuk melihat status terbaru.
- Setelah gagal, aplikasi mencoba lagi setelah 1 menit, 5 menit, 30 menit, 2 jam, dan 6 jam. Kegagalan keenam membuat status Failed.
- Isi email (subject dan teks) disimpan 90 hari. Setelah itu baris tetap ada dengan keterangan Content deleted after 90 days, dan email itu tidak bisa dikirim ulang.
- Email slip gaji tidak memuat nominal, dan email tautan reset password tidak menyimpan tautan yang bisa dipakai di log.
- Pengiriman ulang tercatat di Audit log.